Харилцагчийг Таньж Мэдэх (ХТМ) Бодлого / Know Your Customer (KYC) Policy

Харилцагчийг Таньж Мэдэх (ХТМ) Бодлого

1. Танилцуулга

Энэхүү Харилцагчийг Таньж Мэдэх (KYC) бодлого нь виртуал хөрөнгийн бирж болох Altex Digital Exchange ("Бирж")-ийн харилцагчаа таних, баталгаажуулах үйл ажиллагааг FATF зөвлөмж, Монгол Улсын харьяаллын дагуух холбогдох бүхий л хууль тогтоомж, дүрэм журам зэрэг олон улсын зохицуулалтын стандартад нийцүүлэн тусгасан болно. Энэхүү бодлого нь мөнгө угаах, терроризмыг санхүүжүүлэх болон бусад хууль бус үйл ажиллагаанаас урьдчилан сэргийлэхийн зэрэгцээ арилжааны аюулгүй, ил тод орчныг бүрдүүлэх зорилготой.

2. Хамрах хүрээ

Энэхүү бодлого нь Биржийн үйлчилгээг ашиглах болон ашигладаг хувь хүн болон байгууллагын бүхий л харилцагчдад хамаарна. KYC ажиллагаа нь Харилцагчийн зохих шалгалт (CDD), Нарийвчилсан хяналт шалгалт (EDD), мөнгө угаах (AML) болон терроризмыг санхүүжүүлэхтэй тэмцэх (CTF) зохицуулалтыг дагаж мөрдөхдөө Биржийн авч хэрэгжүүлэх байнгын арга хэмжээг тусгасан байна.

3. Хэрэглэгчийг таних, баталгаажуулах

3.1. Хувь хүн

Хувь хүний хэн болохыг баталгаажуулахын тулд дараахь баримт бичгийн бүрдүүлбэрийг хангах шаардлагатай. Үүнд:

• Бүтэн овог, нэр
• Төрсөн он сар өдөр
• Иргэншил
• Засгийн газраас олгосон үнэмлэх (паспорт, иргэний үнэмлэх, жолооны үнэмлэх)
• Оршин суугаа газрын тодорхойлолт (компанийн төлбөр, банкны хуулга, эсвэл сүүлийн гурван сарын хугацаанд гаргасан албан ёсны баримт бичиг)
• Биометрийн баталгаажуулалтад зориулсан селфи

3.2. Байгууллагын харилцагчид

Аж ахуйн нэгжийн хэн болохыг баталгаажуулахын тулд дараахь баримт бичгийн бүрдүүлбэрийг хангах шаардлагатай.  Боломжтой тохиолдолд KYC хариуцсан мэргэжилтэн холбогдох мэдээллийг үйлчлүүлэгчээс шууд шаардахгүйгээр засгийн газрын албан ёсны мэдээллийн эх үүсвэрээр дамжуулан мэдээлэл цуглуулж болно. Үүнд:

• Компанийн нэр, бүртгэлтэй хаяг
• Байгууллагын гэрчилгээ
• Дүрэм эсвэл үүсгэн байгуулах баримт бичиг
• 25 ба түүнээс дээш хувийг эзэмшдэг захирлууд болон Эцсийн өмчлөгчийн (UBO) жагсаалт
• Хаягийн нотлох баримт (төлбөр, түрээсийн гэрээ эсвэл албан ёсны баримт бичиг)
• Бизнесийн лиценз (хэрэв байгаа бол)
• Татварын дугаар (хэрэв байгаа бол)

4. Харилцагчийн зохих хяналт (CDD) ба эрсдэлийн үнэлгээ

Бирж нь бизнесийн харилцаа тогтоохын өмнө бүх харилцагчиддаа CDD хийх бөгөөд эрсдлийн үнэлгээ нь дараахь хүчин зүйлүүд дээр суурилна. Үүнд:

• Үйлчлүүлэгчийн бизнесийн үйл ажиллагааны мөн чанар
• Оршин суугаа эсвэл үүсгэн байгуулсан улс
• Гүйлгээний зорилго ба хүлээгдэж буй үйл ажиллагаа
• Өндөр эрсдэлтэй салбартай холбоотой эсэх (жишээлбэл, улс төрд нөлөө бүхий этгээд болон бэлэн мөнгөний эргэлт ихтэй бизнесүүд гм.)

5. Нарийвчилсан хяналт шалгалт (EDD)

Өндөр эрсдэлтэй үйлчлүүлэгчдийн хувьд Бирж нэмэлт шалгалтын арга хэмжээ авах ба үүнд:

• Дэлгэрэнгүй мэдээллийг шалгахын тулд гуравдагч талын мэдээллийн санг ашиглах
• Хөрөнгө мөнгө, баялгийн эх үүсвэрийг баталгаажуулах
• Гүйлгээг хянах давтамжаа нэмэгдүүлэх
• Бүртгэл үүсгэж хэтэвч нээх эсэх тухай дээд удирдлагын зөвшөөрөл

6. Улс Төрд Нөлөө Бүхий Этгээдийг (PEP) шалгах

Бирж өөрийн системээр дамжуулан харилцагчийг олон улсын PEP мэдээллийн сангаас автоматаар шалгах ба PEP гэж тодорхойлсон эсвэл PEP-тэй холбоо хамааралтай гэж үзсэн харилцагчийн хувьд дараахь арга хэмжээг авна. Үүнд:

• Баталгаажуулах нэмэлт арга хэмжээ, эрсдлийн нарийвчилсан үнэлгээ
• Гүйлгээ, санхүүгийн эх үүсвэрийг нарийвчлан судлах
• Статусыг тогтмол хянаж, дахин үнэлэх
• Хяналт-шинжилгээ, тайлагнах үүргийг нэмэгдүүлэх

7. Байнгын хяналт

Бирж нь дараах сэжигтэй гүйлгээг тодруулах зорилгоор харилцагчийн гүйлгээнд тасралтгүй хяналт тавина. Үүнд:

• Гүйлгээ нь хэрэглэгчийн профайлтай нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах
• Олон улсын хориг арга хэмжээний жагсаалттай (НҮБ, OFAC, ЕХ гэх мэт) хөндлөнгийн шалгалт хийх
• Эрсдэлийн ангилалд тулгуурлан KYC-ийн мэдээллийг тогтмол шинэчлэх
• Сэжигтэй гүйлгээний талаар холбогдох байгууллагад мэдээлэх

8. Мэдээлэл хамгаалах, хадгалах

Бирж нь Харилцагчийн бүх мэдээллийг холбогдох хууль эрх зүйн зохицуулалтын дагуу найдвартай хадгалах ба бизнесийн харилцаа дуусгавар болсон эсвэл гүйлгээ дууссанаас хойш хамгийн багадаа тав (5) жилийн турш KYC бүртгэлтэй холбоотой мэдээллийг хадгалах үүрэгтэй байна.

9. Дагаж мөрдөх, тайлагнах

Бирж нь дараахь асуудлыг хариуцах тусгайлсан комплаенсын нэгж эсхүл багтай байна. Үүнд:

• KYC болон AML/CTF дүрэм журмыг дагаж мөрдөхийг баталгаажуулах
• Ажилчдад зохицуулалтын шаардлагын талаар сургалт явуулах
• Зохицуулах байгууллагуудтай хамтран ажиллаж, сэжигтэй үйл ажиллагааны тайлан (SAR) гаргах

10. Бусад

Энэхүү бодлогыг хууль эрх зүйн өөрчлөлт, салбарын шилдэг туршлагад нийцүүлэн тогтмол хянаж, шинэчилж байвал зохино.

************************************************************************

Know Your Customer (KYC) Policy

1. Introduction

This Know Your Customer (KYC) Policy outlines the customer identification and verification process of Altex Digital Exchange ("Exchange"), a virtual asset exchange, in compliance with international regulatory standards, including the Financial Action Task Force (FATF) recommendations and all relevant applicable laws and regulations within the jurisdiction of Mongolia. The policy aims to prevent money laundering, terrorist financing, and other illicit activities while ensuring a secure and transparent trading environment.

2. Scope

This policy applies to all customers utilizing the Exchange’s services, including both individual and corporate clients. The KYC process includes Customer Due Diligence (CDD), Enhanced Due Diligence (EDD), and ongoing monitoring to comply with anti-money laundering (AML) and counter-terrorist financing (CTF) regulations.

3. Customer Identification and Verification

3.1. Individual Customers

To verify the identity of an individual customer, the following documents are required:

• Full name
• Date of birth
• Nationality
• Government-issued identification (passport, national ID card, or driver’s license)
• Proof of residence (utility bill, bank statement, or any official document issued within the last three months)
• Selfie for biometric verification

3.2. Corporate Customers 

To verify the identity of a corporate entity, the following documents are required. Where applicable, the KYC specialist may collect relevant information through government databases without requiring it directly from the customer:

• Company name and registered address
• Certificate of incorporation
• Articles of association or founding documents
• List of directors and ultimate beneficial owners (UBOs) holding 25% or more
• Proof of address (utility bill, lease agreement, or official document)
• Business license (if applicable)
• Tax identification number (if applicable)

4. Customer Due Diligence (CDD) and Risk Assessment

The Exchange conducts CDD on all customers before establishing a business relationship. Risk assessment is based on factors such as:

• Nature of the customer’s business activities
• Country of residence or incorporation
• Transaction patterns and expected activities
• Association with high-risk industries (e.g., politically exposed persons, cash-intensive businesses)

5. Enhanced Due Diligence (EDD)

For high-risk customers, additional due diligence measures are applied, including:

• Using third-party databases for detailed background checks
• Verifying the source of funds and wealth
• Increased transaction monitoring frequency
• Senior management approval for account opening

6. Politically Exposed Persons (PEPs) Screening

The Exchange automatically screens customers against global PEP databases through its system. Customers identified as PEPs or having close associations with PEPs are subject to:

• Additional verification measures and detailed risk assessments
• Closer scrutiny of transactions and financial sources
• Periodic review and re-evaluation of their status
• Enhanced monitoring and reporting obligations

7. Ongoing Monitoring

The Exchange continuously monitors customer transactions to detect suspicious activities, including:

• Ensuring transactions align with the customer’s profile
• Cross-checking with international sanctions lists (UN, OFAC, EU, etc.)
• Periodic updates of KYC information based on risk classification
• Reporting suspicious transactions to relevant authorities

8. Data Protection and Retention

All customer information is securely stored in compliance with applicable legal frameworks. The Exchange retains KYC records for at least five (5) years after the termination of the business relationship or completion of transactions.

9. Compliance and Reporting

The Exchange maintains a dedicated compliance unit or team responsible for:

• Ensuring adherence to KYC and AML/CTF regulations
• Providing training to employees on regulatory requirements
• Cooperating with regulatory authorities and filing Suspicious Activity Reports (SARs)

10. Conclusion

This policy shall be regularly reviewed and updated to align with legal changes and industry best practices.